آشنایی با صورتحسابها در حسابداری

برای شناخت صورتحسابها به تعریف حسابداری بر می‌گردیم: حسابداری دانشی است که با بکارگیری آن اطلاعات مربوط به معاملات و عملیات مالی و رویدادهای که دارای اثر مالی بر یک مؤسسه است جمع آوری، تجزیه و تحلیل، اندازه گیری، ثبت، طبقه بندی، تجمیع و تخلیص و گزارش می‌شود.

به تلخیص و گزارش دقت نمایید باید بدانیم که اطلاعات مالی در قالب سه صورتحساب زیر تلخيص و گزارش می‌شوند:

1. سود و زیان
2. صورتحساب سرمایه
3. ترازنامه

حال هر کدام از صورت‌حسابها را تعریف و بررسی می‌کنیم.

صورتحساب سود و زیان چیست؟

صورت سود و زیان یک صورت مالی است که در آن درآمدها و هزینه‌های یک مؤسسه طی یک دوره زمانی معین خلاصه و با یکدیگر مقابله می‌شود و به رقم سود یا زیان خالص دوره می‌انجامد.

اگر بخواهیم صورت سود و زیان را بصورت خلاصه نشان دهیم به شکل ذیل است:

سود خالص یا زیان خالص = جمع درآمدها – جمع هزینه‌ها

اما صورت سود و زیان یک فرم و شکل اساسی دارد که باید در تهیه آن به نکات زیر توجه شود:

• نام موسسه
• نام گزارش
• تاریخی که باید حتما جمله منتهی به تاریخ … در آن ذکر شود

حسابهای ترازنامه‌ای

به حساب‌های دارایی، بدهی و سرمایه حسابهای ترازنامه‌ای گفته می‌شود.

حساب های سود و زیانی

به حساب‌های درآمد، هزینه، خرید، فروش، برگشت از خرید، تخفیفات خرید، برگشت از فروش و تخفیفات فروش حسابهای سود و زیانی اطلاق می‌شود.

سایر حساب‌ها در حسابداری

سایر حسابها نیـز حسابهایی هستند که در هیچکدام از این دو دسته قرار نمی‌گیرند. از این حسابها می‌توان به حسابهای انتظامی و چکهای ضمانتی اشاره کرد.

قبل از ایجاد ترازنامه تمامی حسابها اعم از ترازنامه‌ای، سود و زیانی و سایر حسابها در گزارش خاصی به نام تراز آزمایشی وارد می‌شوند. هدف از ایجاد تراز آزمایشی مشاهده و کنترل تک‌تک حسابها و اطمینان از تراز بودن تراز آزمایشی است.

تراز آزمایشی

صورتحسابی که در آن تمام اقلام دارایی، بدهی، سرمایه خرید، برگشت از خرید، هزینه، درآمد و فروش و برگشت از فروش گزارش می‌گردد تراز آزمایشی است.

این صورتحساب نیز همانند ترازنامه است؛ با این تفاوت که بجز حسابهای ترازنامه‌ای کلیه حساب‌های سود و زیانی نیز در آن گزارش خواهد شد.

در این روش حسابهای با ماهیت بدهکار در طرف راست و حساب‌های با ماهیت بستانکار در طرف چپ بستانکار گزارش می‌گردند.

در این صورتحساب نیز بایستی توازن معادله حسابداری همچنان حفظ گردد.

گزارشگیری

محصول نهاییِ شناساییِ رویدادها و ثبت‌ها، گزارشات مالی است. گزارشات شامل صورت‌های مالی اساسی هستند که یکی از آنها ترازنامه است. قبل از تهیه ترازنامه به تشریح انواع حسابها می‌پردازیم.

حسابها از نظر موقعیت خود در صورت‌های مالی به حسابهای ترازنامه‌ای، سود و زیانی و سایر حسابها دسته‌بندی می‌شوند.

صورت‌حساب سرمایه چیست؟

صورتحساب سرمایه تغییرات در سرمایه اول دوره را نشان می‌دهد که در نهایت به سرمایه پایان دوره ختم می‌شود. ما در صورت‌حساب سرمایه، سرمایه اول دوره را با سرمایه‌گذاری‌های مجدد جمع کرده به اضافه سود خالص دوره یا با (کسر زیان دوره) و کسر برداشت طی دوره به سرمایه پایان دوره می‌رسیم.

بنابراین سرمایه پایان دوره را به شرح زیر می‌توان محاسبه کرد:

برداشت – سود خالص + سرمایه‌گذاری مجدد + سرمایه اول دوره = سرمایه پایان دوره

برداشت – زیان خالص – سرمایه‌گذاری مجدد + سرمایه اول دوره = سرمایه پایان دوره

در تهیه صورتحساب سرمایه، رعایت نکات زیر الزامی است:

• نام موسسه
• نام گزارش صورتحساب سرمایه
• تاریخ که ذکر کلمه برای دوره منتهی به تاریخ …

 ترازنامه چیست؟

ترازنامه صورت وضعیت مالی یک موسسه را نمایش می‌دهد که در آن دارایی‌ها، بدهی‌ها و حقوق صاحبان سهام را برای یک تاریخ معین نشان می‌دهد.

ترازنامه برای طول یک دوره خاص تنظیم می‌شود‌. مثلا دوره سه ماه که تحت عنوان منتهی به یک تاریخ نمایش داده می‌شود.

دقت کنید ترازنامه در یک تاریخ معین وضعیت دارایی‌ها و بدهی‌ها و سرمایه را مشخص می‌کند. نه اینکه تغییرات آنها را طی یک دوره، بلکه در یک زمان معین و مشخص معمولاً پایان دوره می‌گوید حال وضعیت ما چگونه است.

ترازنامه دارای بخش‌های زیر است:

• سرفصل
• درایی‌ها
• بدهی‌ها
• سرمایه
• تراز

در تهیه ترازنامه رعایت نکات زیر الزامی است:

• در سرفصل باید نام موسسه ذکر شود
• نام گزارش که ترازنامه است عنوان شود
• تاریخ مشخص شود

• در در بخش درایی‌ها باید درایی‌ها به ترتیب قابلیت تبدیل آنها به وجه نقد مرتب شوند
• در بخش بدهی‌ها حساب‌های بدهی باید به ترتیب سررسید پرداخت مرتب شوند
• در بخش سرمایه مبلغ سرمایه پایان دوره نشان داده شود
• در نهایت زیر جمع طرف راست و چپ ترازنامه را با دو خط موازی تراز می‌کنیم

همانطور که قبلا هم مطرح شد نتیجه کار حسابداری تهیه گزارش است. وقتی در شرکتی مشغول به انجام امور حسابداری هستید حتی اگر بدون خطا و اشتباه و با سرعت و دقت کار خود را انجام دهید تا زمانی که نتوانید نتیجه کار را به مدیران سطح بالاتر گزارش کنید کار شما به هیچ وجه مورد قبول قرار نمی‌گیرد.

برای همین درک کردن اجزای معادله حسابداری و ترازنامه به شما کمک خواهد کرد تـا بـه آسـانی بتوانید اموری را که ثبت سند می‌کنید در قالب یک گزارش جمع‌بندی کنید تا بر اساس آن بتوان تصمیم گیری مالی انجام داد.

ترازنامه یا بیلان تنها یکی از گزارشات مهم حسابداری است که وضعیت مالی موسسه را در یک دوره زمانی معین نشان می‌دهد.

بر خلاف تراز آزمایشـی کـه در آن تمامی حسابها گزارش مـی‌شـوند، در ترازنامه فقط حسابهای دارایی، بدهی و حقوق صاحبان سهام گزارش می‌شود.

نحوه تهیه ترازنامه

1. شکل حساب T شکل سنتی تهیه ترازنامه است که در آن اقلام ترازنامه در ستون‌های بدهکار و بستانکار نمایش داده می‌شود. به عبارت دیگر دارایی‌ها در طرف راست و بدهی‌ها و سرمایه در طرف چپ گزارش می‌شوند.
2. شکل گزارشی به روشی مشابه روش اول تهیه می‌شود با این تفاوت که در آن ابتدا دارایی‌ها نوشته شده و سپس بدهی‌ها و حقوق صاحبان سهام به جای انعکاس در سمت چپ ترازنامه در ادامه دارایی‌ها آورده می‌شود.

در صورتی که معادله اساسی حسابداری را به خوبی درک کرده باشید می‌توانید ترازنامه را به آسانی تهیه و حتی دیگر اجزای حسابداری را در داخل آن قرار دهید و از این طریق نتیجه کار خود را گزارش کنید.

دارایی‌ها=بدهی+سرمایه

ترازنامه نیز مانند تراز آزمایشی باید حتما تراز باشد. منظور از تراز بودن ترازنامه برابری سمت بدهکار با سمت بستانکار آن است. یعنی مجموع دارایی که در سمت بدهکار هستند با بدهی و سرمایه در سمت بستانکار برابر باشند.

یکی از امکانات نرم‌افزار حسابداری برای باشگاه بدنسازی که از محصولات شرکت زرین‌افزار است بخش تنظیم ترازنامه است.

بستن حساب یعنی چه؟

بستن حساب یعنی مانده حساب را صفر کنیم و یا مانده آن را انتقال دهیم.

حساب‌ها با توجه به نوع بستن آنها به دو دسته تقسیم می‌شوند

1. حساب‌های موقت
2. حساب‌های دائمی

حساب‌های موقت کدامند؟

حساب‌های موقت حساب‌هایی هستند که در پایان دوره بسته شده و مانده آنها صفر می‌شود.

حساب‌های درآمد و هزینه جز حساب‌های موقت بوده که مانده آنها به خلاصه حساب سود و زیان بسته شده و به آن انتقال می‌یابد و پس از آن از حساب خلاصه سود و زیان به حساب سرمایه منتقل می‌شود.

در واقع وقتی می‌گوییم حساب درآمد بسته شود یعنی مانده بستانکار آن را با ثبت روزنامه بدهکار صفر کنیم و به حساب خلاصه سود و زیان انتقال دهیم.

و وقتی می‌گوییم حساب هزینه بسته می‌شود یعنی جمع مانده بدهکار آن با ثبت بستانکار صفر شده و به حساب خلاصه سود و زیان انتقال می‌یابد.

حساب‌های دائمی کدامند؟

حساب‌های ترازنامه‌ای که در پایان دوره مانده آنها صفر نشده بلکه به دوره مالی بعد انتقال می‌یابد حساب‌های دائمی هستند.

حسابهای دائمی با استفاده از حساب تراز اختتامی بسته می‌شوند. یعنی حساب تراز اختتامی را بابت بستن حساب‌های دائمی و مانده بدهکار (دارایی‌ها) بدهکار نموده و حساب‌های مانده بدهکار (دارایی‌ها) را بستانکار می‌کنیم و برای بستن حسابهای دائمی مانده بستانکار (بدهی‌ها و سرمایه) حساب تراز اختتامی را بستانکار کرده و سرمایه را بدهکار می‌کنیم.

حساب تراز اختتامی چیست؟

حساب تراز اختتامی حسابی واسط است که در پایان سال مالی برای بستن حساب‌های دائمی در دفتر کل افتتاح و در همان روز بسته می‌شود. یعنی اینکه در یک روز یک ثبت بدهکار و یک ثبت بستانکار خورده و مانده‌اش صفر خواهد شد.

اما برای افتتاح حساب‌های دائمی در سال بعد چگونه عمل می‌کنیم؟

برای افتتاح حساب‌های دائمی در ابتدای دوره مالی جدید باید از حساب تراز افتتاحیه استفاده کرد.

حساب تراز افتتاحیه چیست؟

حساب تراز افتتاحیه حساب واسطی است که در ابتدای سال مالی برای انتقال مانده حساب‌های دائمی به دفاتر سال جدید در دفتر کل افتتاح و در همان روز بسته می‌شود.

دقت کنید برای انتقال حساب‌های دائمی به سال مالی جدید باید دارایی‌ها را بدهکار کرده و در طرف مقابل حساب تراز افتتاحیه را بستانکار کنیم.