در جلسه اول در ارتباط با معادله حسابداری و ثبت حسابها بحث شد. جلسه دوم راجع به دفاتر حسابداری نکاتی ذکر شد و در این جلسه به بررسی دو سر فصل دیگر از حسابهای مهم در حسابداری پرداخته میشود. این حسابها تحت عنوان هزینه و درآمد است که به آنها خواهیم پرداخت.
حسابهای اصلی در معادله اساسی حسابداری حسابهای دارایی، بدهی و حقوق صاحبان سهام هستند. حسابهای هزینه و درآمد نیز در دسته حسابهای فرعی طبقهبندی میشوند.
به صورت کلی میتوان حسابهای ترازنامه را به شکل زیر در نظر گرفت:
شرکت زرینافزار
ترازنامه به تاریخ ۱۴۰۱/۱۲/۲۹
|
|
| جمع کل داراییها | جمع بدهی و حقوق صاحبان سهام |
دارایی ها اعم از جاری و غیر جاری دارای ماهیت بدهکار هستند. بدهیها و حساب حقوق صاحبان سهام نیز دارای ماهیت بستانکار هستند.
به عبارتی دیگر برای داراییها هر گونه افزایش در این حساب در طرف بدهکار و در هر گونه کاهش در طرف بستانکار ثبت میگردد. بطور خلاصه برای کلیه حسابهای دارایی میتوان به این شکل حساب T را در نظر گرفت:
کلیه حسابهای دارایی
| افزایش در حساب + | کاهش در حساب – |
| ماهیت بدهکار |
به ترتیبی مشابه برای کلیه حسابهای بدهی و سرمایه نیز میتوان به این شکل حساب T را در نظر گرفت:
کلیه حسابهای بدهی و سرمایه
| کاهش در حساب – | افزایش در حساب + |
| ماهیت بستانکار |
مبنای نقدی و تعهدی در حسابداری
مبنای حسابداری زمان شناسایی و ثبت درآمدها و هزینهها را در دفاتر حسابداری تعیین میکند.
در سیستم حسابداری، نقدی درآمدها در زمانی شناسایی و در دفاتر ثبت میشوند که وجه نقد آنها دریافت شود و هزینهها زمانی شناسایی و در دفاتر ثبت میشوند که وجه آنها به صورت نقدی پرداخت میگردد. در مبنای تعهدی، درآمدها زمانی که تحصیل میشوند یا تحقق مییابند شناسایی میشوند(صرفنظر از دریافت یا عدم دریافت وجوه نقد)
همچنین هزینهها در زمان ایجاد یا تحمل، شناسایی و در دفاتر ثبت میشوند (صرفنظر از پرداخت یا عدم پرداخت وجوه نقد)
مثال در حسابداری مبنای نقدی و تعهدی کدامیک از رویدادهای زیر در دفاتر سال ۸۴ شرکت ثبت می شوند؟
| شرح رویداد | مبنای نقدی | مبنای تعهدی |
|---|---|---|
| دریافت وجه نقد بابت ارائه خدمات سال جاری | ثبت میشود | ثبت میشود |
| دریافت وجه نقد بابت درآمدهای تحقق یافته سال ۱۴۰۱ | ثبت میشود | درآمد آن در سال ۱۴۰۱ ثبت شده است و دریافت وجه نقد ثبت میشود. |
| دریافت وجه نقد بابت ارائه خدمات در سال ۱۴۰۲ (سال آینده) | ثبت میشود | به عنوان پیش دریافت درآمد ثبت میشود نه درآمد. |
| پرداخت بابت هزینههای سال جاری | ثبت میشود | ثبت میشود |
| پراخت بابت هزینههای سال ۱۴۰۱ | ثبت میشود | هزینه آن در سال ۱۴۰۱ ثبت شده است و پرداخت وجه نقد ثبت میشود. |
| پرداخت بابت هزینههای سال ۱۴۰۲ (سال آینده) | ثبت میشود | به عنوان پیش پرداخت هزینه ثبت میشود نه هزینه. |
آن دسته از ثبتهایی که در سالهای گذشته زده شده است بدلیل رعایت اصل تطابق و تحقق بوده است.
تعریف درآمد در حسابداری
به مبالغی که از فروش کالا یا ارائه خدمات به صورت نقدی عاید موسسه شود درآمد گفته میشود.
در صورتی که این درآمد به صورت نقدی بهدست آید باعث افزایش در حساب وجوه نقد خواهد شد و در صورتی که تعهد گردد که بعدا به موسسه پرداخت شود موجب افزایش حسابهای دریافتنی یا اسناد دریافتنی میگردد(فروش یا ارائه خدمات نسیه).
همچنین: حسابداری باشگاه ورزشی
باید دقت داشت که هرگونه افزایش وجوه نقد به دلیل کسب درآمد نیست؛ بلکه مواردی از قبیل دریافت طلب نیز موجب افزایش در حساب وجوه نقد و کاهش در حسابهای دریافتنی و یا اسناد دریافتنی خواهد شد و دریافت وام باعث افزایش حساب وجوه نقد و نیز افزایش بدهیها میشود.
باید به این نکته توجه داشت که گاهی افزایش در حساب وجوه نقد و نیز حساب سرمایه به دلیل سرمایه گذاریهای مجدد مالک یا مالکان موسسه است و این مورد کاملا متفاوت از درآمد است؛
بنابراین بهترین تعریف برای درآمد بدین صورت است:
هرگونه افزایش حقوق صاحبان سهام بجز مواردی که به آورده صاحبان سرمایه مربوط می شود درآمد است.
درآمد هر دوره باید مربوط به ارائه خدمات و یا فروش کالا در همان دوره باشد و اگر مبلغی بابت خدماتی که در آینده انجام خواهد شد و یا کالایی که در آینده تحویل خواهد گردید دریافت گردد درآمد آن دوره به حساب نمیآید و به حساب پیش دریافت درآمد ثبت میگردد.
نکته: درآمدها در شرکتها به صورت ارائه خدمات فروش محصولات و سایر درآمدها شامل سود سپرده بانکی، درآمد ناشی از فروش داراییها هستند.
برای ثبت حساب درآمد به دلیل آنکه افزایش این حساب باعث افزایش در سرمایه میگردد، بنابراین در معادله حسابداری نیز باعث افزایش طرف بستانکار میشود.
در نتیجه این حساب نیز همانند حساب سرمایه، دارای ماهیت بستانکار است. بنابراین از قواعد حسابهای دارای ماهیت بستانکار تبعیت میکند.
فعالیتهای عملیاتی موسسه
فعالیتهای اصلی مولد در یک واحد تجاری فعالیتهای عملیاتی گفته میشود مانند:
- دریافتهای نقدی حاصل از فروش کالا و ارائه خدمات
- دریافتهای حاصل از امتیاز حق الزحمه کارمزد
- پرداختهای نقدی به فروشندگان کالا و خدمات
- پرداختهای نقدی به کارکنان واحد تجاری یا از جانب آنها
- دریافتها و پرداختهای نقدی یک شرکت بابت ،بیمه خسارات مستمریها و سایر پرداختهای بیمهای و..
- پرداختهای نقدی بابت مزایای پایان خدمت و هزینه سازماندهی مجدد
این مطلب شاید برای شما مفید باشد: 5 تا از بهترین نرمافزارهای حسابداری برای باشگاههای ورزشی در سال 2023
هر گونه درآمد یا هزینه ناشی از این فعالیتها در دسته هزینهها و درآمدهای عملیاتی طبقه بندی میگردد.
در صورتی که هزینه و درآمد ناشی از فعالیتهای غیر اصلی شرکت باشد درآمد یا هزینههای غیر عملیاتی خوانده میشوند.
فعالیت و رسالت اصلی یک موسسه در اساسنامه آن به وضوح قابل مطالعه است.
در صورتی که دسترسی به اساسنامه محدودیتهایی داشته باشد میتوان از سایت روزنامه رسمی کشور استفاده کرد تا در ارتباط با حوزه اصلی فعالیت یک شرکت اطلاعات کسب کرد و بتوان فعالیتهای عملیاتی و غیر عملیاتی را از یکدیگر تشخیص داد.
تخفیفات فروش در حسابداری
هرگاه در نتیجه انجام یک فروش مبلغی به عنوان تخفیف لحاظ گردد مبلغ تخفیف نیز بایستی در حسابی جداگانه ثبت شود.
تخفیفات مربوط به فروش، اقلامی هستند که کاهنده درآمد هستند؛ به عبارتی هر زمان که موسسه به مشتریان خود بابت فروش مبالغی را تخفیف میدهد این مبالغ باعث کاهش در مبلغ درآمد موسسه و همچنین مبلغ دریافتنی از مشتری خواهد بود.
بنابراین حساب تخفیفات حسابی است که بدلیل کاهنده بودن درآمد ماهیتی مخالف با ماهیت درآمد دارد یعنی ماهیت بدهکار دارد و همانند حسابهای با ماهیت بدهکار با افزایش، بدهکار میشود و با کاهش بستانکار می شود.
برگشت از فروش در حسابداری
گاهی به علت وجود عیب و نقص یا عدم تطابق با نمونه سفارش داده شده توسط مشتری، کالای فروخته شده به فروشنده کالا برگشت داده میشود.
این عمل در حساب برگشت از فروش ثبت میشود. از آنجایی که این حساب نیز کاهنده حساب فروش است باید همانند تخفیفات فروش دارای ماهیتی مخالف با فروش باشد و بنابراین دارای ماهیت بدهکار است.
در زمان انجام برگشت از فروش اگر فروش به صورت تعهدی بوده باشد از مبلغ حساب دریافتنی نیز این مبلغ کسر خواهد شد.
یعنی این حساب بستانکار میشود و اگر فروش به صورت نقدی بوده، مبلغ این کالاها به مشتریان برگشت داده خواهد شد و باعث افزایش وجوه نقد میگردد.
تعریف هزینه در حسابداری
منظور از هزینه مبالغی است که جهت کسب درآمد استفاده میشود؛ یعنی اگر کار اصلی موسسه ارائه خدمات باشد برای انجام و ارائه این خدمات متحمل خرجها و پرداختهایی میگردد که آنها را هزینه گویند.
همچنین اگر به کار خرید و فروش کالا اشتغال داشته باشد به منظور تحقق این هدف پرداختهایی انجام میدهد که همان هزینه میباشد.
اقلامی از قبیل اجاره ساختمان، بهای برق مصرفی، بهای آب مصرفی، هزینه تلفن، استهلاک داراییهای ثابت و … در زمره هزینهها هستند.
همانگونه که درآمدها موجب افزایش در حسابهای صندوق و بانک و سرمایه میشوند، هزینه ها نیز موجب کاهش در این حسابها میگردند؛
بنابراین درآمد یک عامل مثبت و افزایش دهنده آن به حساب می آید و و هزینه یک عامل منفی و کاهش دهنده آن است.
توجه داشته باشید که هرگونه کاهش در وجوه نقد هزینه نیست.
مثلا پرداخت بدهیها، خرید دارایی به طور نقد و یا برداشت نقدی صاحب و یا صاحبان موسسه موجب کاهش در حساب وجوه نقد میشوند در حالیکه هزینه به حساب نمیآیند.
به طور کلی رقمی را میتوان هزینه جاری یک دوره مالی در یک موسسه به حساب آورد که اولا در ارتباط با درآمد همان دوره باشد و ثانیا موجب کاهش در سود ویژه دوره مالی و در نهایت سرمایه صاحب یا صاحبان موسسه شود. پس میتوان هزینه را به این صورت تعریف نمود:
هرگونه کاهش حقوق صاحبان سهام بجز مواردی که به ستانده صاحبان سرمایه مربوط میشود هزینه است.
هزینه حمل کالای فروش رفته
در برخی از موارد، فروشنده کالا هزینه حمل کالا تا موسسه خریدار را تقبل میکند.
این هزینه حمل کالای فروش رفته جزیی از هزینههای فروش میباشد.
افزایش در این حساب همانند سایر هزینهها، بدهکار و کاهش آن در بستانکار حساب وارد میشود.
حساب مربوط به هزینهها در دستهبندیها و انواع مختلفی هستند. یکی از هزینههای مربوط به یک موسسه، هزینه مطالبات سوخت شده است.
این هزینه زمانی ایجاد میگردد که یک مشتری که از موسسه بهصورت تعهدی کالا خریده است، به دلایلی نتواند قسمتی از مبلغ قابل پرداخت خود را پرداخت نماید و این مبالغ مربوط به فروشهایی از شرکت است که میتوانست انجام گیرد ولی انجام نگرفته است.
بنابراین این حساب به عنوان هزینه طبقهبندی میگردد و باعث کاهش حساب دریافتنی از مشتری نیز خواهد شد.
در نتیجه در زمان انجام چنین موقعیتی، حساب هزینه افزایش(بدهکار) و حساب دریافتنی یا اسناد دریافتنی مورد نظر کاهش(بستانکار) میشود.
حساب خرید در حسابداری
در برخی از موسسات خرید کالا انجام میگیرد همانند فروش. خرید کالا نیز یکی از عملیاتهای اصلی واحد تجاری است.
موسسات کالاهایی را که به منظور فروش خریداری میکنند در حساب خرید ثبت میکنند.
شرکتهای بازرگانی در برخی از شرکتها نیز که به عملیات تولید میپردازند مواد اولیه خریداری میگردد و بنابراین این شرکتها نیز از حساب خرید استفاده میکنند.
به دلیل آنکه در زمان خرید کالا که نوعی از دارایی است به موسسه وارد میشود خرید نیز در دسته حسابهای دارایی و با ماهیت بدهکار است و لذا افزایش در این حساب در بدهکار و کاهش در آن در بستانکار حساب وارد میشود.
در زمان انجام یک خرید اگر خرید به صورت نقدی انجام گیرد یکی از داراییهای موسسه یعنی وجوه نقد کاهش یافته و در ازای آن خرید افزایش مییابد و لذا وجوه نقد بستانکار و خرید بدهکار میشود.
اگر خرید به صورت تعهدی(نسیه) صورت گیرد، مبلغ خرید همچنان بدهکار است و به ازای این خرید یک نوع بدهی یا از نوع حساب پرداختنی یا به صورت اسناد پرداختنی ایجاد میگردد و بنابراین حساب بدهی بستانکار میشود.
حساب برگشت از خرید و تخفیفات خرید
این حسابها نیز کاهنده حساب خرید هستند و ماهیت مخالف ماهیت حساب خرید دارند. در نتیجه دارای ماهیت بستانکار هستند.
| خرید | |
|---|---|
| افزایش حساب | کاهش حساب |
| ماهیت بدهکار | |
| تخفیفات خرید/برگشت از خرید | |
|---|---|
| کاهش حساب | افزایش حساب |
| ماهیت بستانکار | |
حساب برداشت
پول یا سایر اموالی که صاحب یا صاحبان یک موسسه از دارائیهای موسسه متعلق به خود را بر میدارند، برداشت گویند.
برداشت در حساب برداشت نمایش داده میشود و ماهیت بدهکار دارد.
استعلام بها در حسابداری
عموم خریدهای شرکتها و سازمانها در قالب استعلام بهاء (استعلام قیمت) صورت میپذیرد و در جلسهای استعلام بهاءها بازگشایی و شخص حقیقی یا حقوقی که حداقل قیمت را پیشنهاد کرده است انتخاب و پس از تائید مسئول تدارکات اقدام به تهیه کالا یا خدمات میگردد.
استعلام بهاء دربرخی مواقع بصورت شفاهی صورت میپذیرد؛ ولی با توجه به حساسیتهای امور مالی و خرید در تدارکات، اولویت با طراحی و اجرای فرآیند استعلام است که بصورت معمول فرمی ساده است که توسط بخش تدارکات در شرکتهای نسبتاً بزرگ و یا امور مالی و اداری در شرکتهای متوسط و کوچک مشتمل بر اطلاعات کالا و یا خدمات مورد نیاز در قالب نامه رسمی تهیه میشود و برای حداقل سه تامین کننده ارسال میگردد.
تامین کنندگان دریافت کننده استعلام میتوانند قبلاً شناسایی شده باشند و به نوعی متقاضی کالا و یا خدمات (خریدار)، تمایل انحصاری نمودن خرید را از این مجموعه تامین کنندگان داشته باشد و یا اینکه بصورت اتفاقی و حتی از طریق مراجعه مستقیم به تامین کنندگان، خریدار اطلاعات مورد نیاز خود را کسب کند.
در طراحی فرم استعلام بهاء، استاندارد خاصی وجود ندارد و با توجه به اینکه استعلام بهاء یک سند قانونی و یا دارای بار حقوقی نیست، عملاً تعریف آن بر اساس نیازهای هر سازمان میتواند متفاوت باشد با اینحال استعلام بهاء معمولاً دارای حداقل اطلاعات زیر است:
- مشخصات متقاضی (خریدار)
- تعریف نوع و مقدار کالا و یا حجم خدمات مورد نیاز
- تاریخ ارائه پیشنهاد و یا قیمت
حسب نیاز موارد زیر به این فرم افزوده میگردد:
- شرایط پرداخت وجوهات و هزینهها توسط خریدار
- تضامین مالی قابل ارائه توسط تامین کننده مورد نیاز خریدار
- موقعیت جغرافیایی و شرایط تحویل کالا و یا ارائه خدمات
- شرایط مرتبط با بیمه و ضمانتهای عملیاتی
- نقشهها، اطلاعات فنی یا موارد مشابه استانداردهای مورد نیاز خریدار
- شرایط حمل و نقل
- معرفی دستگاه بازرسی و یا نظارت
مفهوم استعلام برای تامین کننده عملاً در برگیرنده این موضوع است که استعلام قیمتی که شرایط بهتری را دارا باشد توسط خریدار انتخاب خواهد شد. لذا در هر دو حالت استعلام خصوصی و یا عمومی مقوله رقابت در قیمت و شرایط با حفظ کیفیت واضح و شفاف است.