معرفی دفاتر قانونی در حسابداری

در ادامه آموزش حسابداری، دفاتر اصلی در حسابداری را بررسی می‌کنیم. دفاتر قانونی در حسابداری شامل دفتر روزنامه و دفتر کل هستند.

دفاتر قانونی حسابداری:

1. دفتر روزنامه
2. دفتر کل
3. دفتر دارایی
4. دفتر کپیه

قبل از این‌که با دفاتر قانونی بیشتر آشنا شویم لازم است به دفتری که در حسابداری بسیار مورد استفاده است ولی از انواع دفاتر قانونی نمیباشد بلکه یک دفتر کمکی جهت حسابداری میباشد اشاره ای داشته باشیم.

دفتر معین

نام دفتر معین را ممکن است بسیار شنیده باشید حال فقط همین را بدانید که دفتر معین یک دفتر کمکی جهت حسابداری میباشد و به عنوان دفاتر قانونی نمی‌باشد تا در فصول بعد با آن بیشتر آشنا شویم.

دفتر روزنامه

دفتر روزنامه یا دفتر روزنامه عمومی، دفتری است که کلیه معاملات و رویدادهای مالی یک واحد اقتصادی، روزانه به ترتیب تاریخ وقوع در آن ثبت می‌شوند.

در گروه دفاتر حسابداری دفتر روزنامه عمومی و دفتر کل با هم دفاتر رسمی یا قانونی را تشکیل می‌دهند. پس از ثبت اسناد این ثبت‌ها در دفتر روزنامه ثبت خواهند شد.

ثبت رویدها در دفتر روزنامه

رویداد‌های مالی به‌صورت روزانه یا هفتگی در این دفتر به ثبت می‌رسند. برای ثبت یک رویداد مالی در دفتر روزنامه ابتدا بدهکار را ثبت می‌کنیم و در ردیف بعد ثبت بستانکار را انجام می‌دهیم.

روش و اسلوب ثبت و نوشتن دفتر روزنامه

قبل از بیان روش ثبت و نوشتن دفتر روزنامه لازم می‌بینم اشاره کوچکی به اختلاف دفترداری و حسابداری داشته باشیم.

اگرچه دفترداری لازمه حسابداری است اما دفتردار در واقع تنها کار تحریر دفاتر و تهیه صورت‌حسابها را به عهده دارد ولیکن در حسابداری موضوعاتی نظیر شناسایی و تجزیه و تحلیل معاملات مد نظر است و یک حسابدار باید بتواند وقایع پیچیده اقتصادی را تجزیه و تحلیل کند. 

پس باید نتیجه بگیریم که هر کس که در بخش حسابداری کار کند و به نوعی فقط در نوشتن دفاتر بدون داشتن قدرت تجزیه و تحلیلهای مالی کاری انجام دهد حسابدار نخواهد بود. 

یکبار دیگر دفتر روزنامه را تعریف کنیم دفتر روزنامه دفتری است که معاملات و عملیات مالی یک مؤسسه به ترتیب تاریخ وقوع بصورت روزانه در آن ثبت می شود.

وقتی می‌خواهیم دفتر روزنامه را ثبت کنیم ابتدا رویداد مالی را به خوبی تجزیه و تحلیل می‌کنیم و حسابهای بدهکار و بستانکار را شناسایی می‌کنیم.

بنابراین به شکل اصولی یک دفتر روزنامه دارای مشخصات زیر است:

1.  ستون تاریخ
2. ستون شرح که در آن پس از اینکه رویداد مالی تجزیه و تحلیل شد حسابهای بدهکار و بستانکار را شناسایی می‌کنیم
3. پس از ستون شرح دو ستون دیگر یکی ستون بدهکار که مبلغ حساب بدهکار شده در آن ثبت می‌شود و ستون بستانکار که مبلغ حساب بستانکار را در آن ثبت می‌کنیم وجود دارد.
4. قبل از ستون مبلغ بدهکار یک ستون باریک به نام عطف وجود دارد در ستون عطف دفتر روزنامه در جلوی هر حساب شماره صفحه آن حساب در دفتر کل نوشته می‌شود و این به جهت سهولت کار در پیگیری ثبت اقلام دفتر روزنامه در دفتر کل می‌باشد.

به طور مثال اگر یک شرکت در بدو تاسیس مبلغ ۱۰۰۰۰۰۰ ریال به عنوان سرمایه اولیه در نظر گرفته باشد و آن‌را در یکی از حساب های بانکی خود واریز کرده باشد، دفتر روزنامه به شکل زیر ثبت می‌شود:

بانک ۱۰۰۰۰۰۰ بدهکار

سرمایه ۱۰۰۰۰۰۰ بستانکار

بابت سرمایه اولیه شرکت

حال اگر مبلغ ۲۰۰۰۰۰ ریال بابت خرید اثاثه هزینه شده باشد دفتر روزنامه به شکل زیر تحریر می‌شود:

اثاثه ۲۰۰۰۰۰ بد

بانک ۲۰۰۰۰۰ بس

بابت خرید نقدی اثاثه

و اگر مبلغ ۵۰۰۰۰ ریال به یکی از دوستان قرض داده شود دفتر روزنامه با شکل زیر تنظیم می‌شود:

بدهکاران ۵۰۰۰۰ بد

بانک ۵۰۰۰۰ بس

بابت قرض دادن پول به صورت نقدی

توضیحاتی که درج می‌شود برای درک بهتر برای حسابداران یا ممیزان مالیاتی است.

دفتر کل چیست؟

دفتر کل دفتری است که حسابهای یک مؤسسه به تفکیک در آن نگهداری میشود حسابهای دفتر کل از لحاظ اصولی همانند همان حساب T است این دفتر اطلاعات لازم برای تهیه صورتهای مالی را فراهم می‌کند.

پس از ثبت اطلاعات در دفتر روزنامه در نهایت رویدادهای مالی به دفتر کل منتقل می‌شود.

در واقع شکل نمایش حسابها که به صورت نماد T است نمایی از دفتر کل است.

روش و اسلوب نوشتن دفتر کل

دقت کنید اگر بخواهیم به صورت ساده دفتر کل را شرح دهیم باید بگویم دفتر کل دفتری است که هر صفحه آن را به یک حساب اختصاص می‌دهیم و رویدادهای اتفاق افتاده در ارتباط با آن حساب را در آن ثبت می‌کنیم. 

یعنی مشخص می‌کنیم حساب مربوطه در چه تاریخی بدهکار شده و در چه تاریخی بستانکار گردیده و مانده نهایی آن چه مبلغ است. 

بنابراین اصولاً یک دفتر کل دارای یک ستون تاریخ و یک ستون شرح و بعد از آن ستون مربوط به مبلغ بدهکار حساب و ستون بعد ستون بستانکار حساب است و در نهایت یک ستون که مانده حساب را نشان می‌دهد. 

لازم به توضیح است پس از ستون شرح یک ستون کوچک به نام عطف وجود دارد که در آن شماره صفحه دفتر روزنامه که رویداد مالی اتفاق افتاده ثبت شده است نوشته خواهد شد.

دفتر کییه

دفتری است که تاجر باید کلیه مراسلات و مخابرات و صورت حسابهای صادره خود را در آن به ترتیب تاریخ ثبت نماید.

دفتر دارایی

دفتری است که تاجر باید هر سال صورت جامعی از کلیه دارایی منقول و غیر منقول و دیون و مطالبات سال گذشته خود را به ریز ترتیب داده و در آن دفتر ثبت و امضاء نماید.

دقت کنید منظور ما از دفاتر بیشتر دفتر روزنامه و دفتر کل می‌باشد چرا که دفاتری که در هر شرکت مورد توجه وزارت دارائی جهت بررسی سود ابرازی آن شرکت قرار دارد همان دفاتر روزنامه و کل هستند و حسابداران نقش خود را با تهیه و ثبت دفاتر روزنامه نشان می‌دهند.
پیش از آنکه در ارتباط با دفاتر روزنامه و کل صحبت کنیم و از دیدگاه حسابداری وارد بحث شویم لازم می‌دانم توضیحاتی در ارتباط با این دفاتر از دیدگاه قوانین تجارت داشته باشم.

می‌دانید که اگر یک حسابدار با نحوه تهیه و تنظیم دفاتر قانونی و شرایط قانونی آن آشنا نباشد حسابدار کاملی نخواهد بود. بنابراین باید بدانید طبق ماده ۱۲ و ۱۳ قانون تجارت، دفاتر قانونی باید قیطان کشیده شده باشد و در صفحه اول و آخر مجموع عدد صفحات نوشته شده باشد در ضمن تراشیدن و مخدوش کردن و جای سفید گذاشتن بیش از معمول در دفاتر ممنوع است.

حسابداری دوبل یا دو طرفه چیست؟

در حسابداری اولیه اطلاعات انجام شده هرگونه عملیات به صورت سیاق نگهداری می‌شده است و به این نوع از حسابداری حسابداری سیاق گفته می‌شود. به عنوان مثال در قدیم زمانی که پارچه فروشی به فروش پارچه‌هایش می‌پرداخت و مشتری او مبلغی را بدهکار می‌شد او صرفا مبلغ بدهکار شده مشتری خود را در دفتری می‌نوشت تا بخاطر داشته باشد و بتواند در جهت کنترل حساب مشتریان خود از آن استفاده کند. وقتی مشتری او مبلغ فوق را پرداخت می‌کرد او فقط حساب شخص را پاک می‌کرد و از این بابت هیچ عمل دیگری انجام نمی‌داد. نمونه‌هایی از این شکل حسابداری به صورت زیر است:

1. مبلغ ۵,۰۰۰ ریال جنس به صورت نقدی 
2. مبلغ ۱,۲۳۰ ریال بابت خرید نوشت افزار 
3. مبلغ ۶۲۰ ریال بابت خرید ملزومات
4. فروش قطعه‌ای زمین به مبلغ ۱۰۰,۰۰۰ ریال به صورت ۷۰,۰۰۰ ریال نقد و ۳۰,۰۰۰ ریال نسیه 

حسابداری دو طرفه نوعی از حسابداری است که در آن تاثیر کلیه فعالیت‌های مالی شرکت از طریق تاثیر آنها در دو حساب مورد بررسی قرار می‌گیرد و فعالیت‌ها به صورت حسابهای بدهکار و یا بستانکار ثبت می‌گردند.

به عبارتی در مثال فروش پارچه و نحوه پرداخت مشتری ،او فروش نسیه پارچه نه تنها بـر حساب بدهکاری مشتری تاثیر می‌گذاشت بلکه بر حساب موجودی پارچه نیز اثر داشت.

همچنین پرداخت بدهی شخص، بجز از بین بردن حساب او، بر وجوه نقد پارچه فروش نیز اثر داشت که وی از نگهداری آن چشم پوشی می‌کرد.