اتوماسیون چیست؟ - زرین‌افزار

اتوماسیون به چه معناست؟

اتوماسیون در مباحث نرم افزاری و صنعتی استفاده می شود و واژه اتوماسیون زمانی بکار می رود که کمترین استفاده و دخالت دست و انسان در امور صورت گیرد.

در واقع اتوماسیون به معنای خود فرمان است و به معنای عمل کردن بدون دخالت عامل خارجی (انسان) یا کمترین دخالت است.

از پر کاربرد ترین سیستمهای اتوماسیونی، اتوماسیون اداری و اتوماسیون صنعتی را میتوان نام برد.

اتوماسیون صنعتی

همانطور که از نامش مشخص است در صنایع و کارخانجات کاربرد دارد. در این سیستم با رباتیزه کردن تجهیزات تا حد زیادی عملیات خودکار میشود. مثلا در عملیات بسته بندی یا خط تولید محصولات. در صنایع فولاد و نفت و گاز از این سیستم به وفور استفاده میشود و عملیاتی نظیر کنترل فشار، دبی و … را تحت بررسی قرار میدهد و به صورت خودکار اقدام به باز کردن یا بستن الکترو ولو ها می کند. معمولا در این روش از PLC جهت پردازش اطلاعات استفاده می شود.

روباتیزه کردن یا اتوماسیون صنعتی به معنی استفاده از ابزارهای کنترلی (مثلاً کامپیوتر) به منظور هدایت و کنترل ماشین آلات صنعتی و پروسه های تولید است.

این روش معمولا با جایگزینی ماشین به جای انسان همراه است و به آن مکانیزه سازی گفته می شود.

اتوماسیون اداری

اتوماسیون های اداری معمولا برای سازمان‌ها، کسب و کارها و زیرمجموعه‌های آن امکان ثبت، گردش، بایگانی و مدیریت انواع مکاتبات اداری درون سازمانی و برون سازمانی، مستندات و فرم‌های سازمانی را بدون محدودیت زمانی و مکانی با سرعت بالا، سهولت کاربری و در محیطی امن فراهم می‌کند. در تکنولوژی روز سیستمهای اتوماسیون اداری به صورت پورتال تحت وب عرضه می شوند.

سیستم اتوماسیون اداری یا Office Automation، نوعی سیستم اطلاعاتی مبتنی بر کامپیو‌تر است که وظیفه جمع‌آوری، ذخیره مستندات، پیام‌های الکترونیک و سایر فرم‌های ارتباط اداری را بین افراد، گروه‌های کاری و سازمان‌ها بر عهده دارد. در پاسخ دیگر به سوال اتومامسیون اداری چیست، می‌توان گفت: به متصل کردن اطلاعات کامپیوترهای موجود در یک سازمان به کمک شبکه و با استفاده از یک برنامه نرم افزاری مشترک، به منظور انتقال اطلاعات، آمارها، نامه‌ها و مکاتبات و…، به صورت کاملا یکپارچه و آسان، نمونه اتوماسیون اداری می‌گویند.

وظایف اتوماسیون اداری چیست؟

به طور کلی اتوماسیون اداری 3 وظیفه مهم بر عهد دارد، که عبارتند از: ذخیره اطلاعات، تبادل داده‌ها و مدیریت داده‌ها

1. ذخیره اطلاعات

اولین بخش کاری سیستم اتوماسیون اداری، ذخیره اطلاعات است. ذخیره اطلاعات مربوط به مواردی مانند ثبت فرم‌ها و مستندات اداری است. کاربرد داده‌ها نیز شامل دریافت و ویرایش فایل‌ها، تصاویر و یا داده‌های صفحه گسترده است. بسته‌های نرم افزاری پردازش متن، داده‌های متنی را بررسی و پردازش می‌کنند. نرم افزارهای صفحه گسترده، کار با داده‌های عددی را ساده‌تر می‌کنند. برنامه‌های تصویری نیز ویرایش تصاویر را ممکن می‌سازند.

2. تبادل داده‌ها

پست الکترونیکی، پست صوتی و … نمونه‌هایی از ابزارهای انتقال الکترونیکی داده‌ها به شمار می‌روند. انتقال الکترونیکی، تبادل اطلاعات میان کاربران مختلف را امکانپذیر می‌کند. این سیستم‌ها نشان دهنده امکان مشارکت، در سیستم اتوماسیون اداری است. البته آن دسته از سیستم‌های اداری که توانایی به اشتراک گذاشتن اطلاعات میان چندین کاربر را فراهم می‌کنند با نام «گروه افزار» نیز شناخته می‌شوند.

3. مدیریت داده‌ها

سیستم اتوماسیون اداری، معمولا برای پیگیری داده‌های بلند مدت و کوتاه مدت استفاده می‌شود. مثلا برای طرح‌های مالی، هزینه‌های بازاریابی، خرید دارایی‌ها و…

سیستم مدیریت وظایف، از طریق برنامه‌های زمانی، معادلات منابع و زمان‌بندی الکترونیکی، پروژه‌ها و فعالیت‌های مختلف سازمان را نظارت و کنترل می‌کند.

مزایای اتوماسیون اداری چیست؟

تا اینجا دانستیم اتوماسیون اداری چیست و چه وظایفی بر عهده دارد. در این بخش با تعدادی از مزایای ورود به سیستم اتوماسیون اداری آشنا می‌شویم.

• امکان انجام تمامی کارهای اداری در هر زمان و هر مکان (خارج از محل کار) وجود دارد.
• با وجود اتوماسیون اداری یا عملیات خودکار سازی فرایندهای اداری، امکان استفاده بهینه از زمان فراهم است.
• حجم قابل توجهی از مکاتبات کاغذی در سازمان حذف می‌شود.
• اسناد و سوابق در حجم کم‌تر و امنیت بیشتر نگهداری می‌شود، همچنین به سادگی امکان مراجعه به آن‌ها وجود دارد.
• در عملیات ثبت اسناد و مدارک، امکان اشتباه، تکرارهای بیهوده، متوقف شدن کار و… به حداقل می‌رسد.
• در مراحل گردش اسناد، امکان شفاف سازی و مدیریت متمرکز به راحتی فراهم است.
• با وجود سیستم اتوماسیون اداری، امکان مدیریت و نظارت دقیق بر عملکرد کارکنان فراهم است.
• مراجعه کنندگان (ارباب رجوع) می‌توانند در هر لحظه با مشاهده آخرین اقدامات انجام شده، از پیشرفت کار مطلع شوند. همچنین می‌توانند از نواقص پرونده خود آگاه شده و نسبت به رفع آن اقدام کنند.
• با اتوماسیون اداری، امکان تعامل الکترونیکی با سایر سازمان‌ها فراهم است.
• با صرفه جویی در مصرف کاغذ، به جلوگیری از قطع درختان و در نهایت حفظ محیط زیست کمک قابل توجهی می‌شود.
• امکان پایش فعالیت‌های سازمان و تولید گزارش‌های مدیریتی و… وجود دارد.

اتوماسیون تغذیه

در حال حاضر سازمان ها و دانشگاه های زیادی به منظور کاهش هزینه های مربوط به نیروی انسانی مستقر در بخش غذاخوری و در عین حال افزایش نظم و رضایتمندی پرسنل و دانشجویان خود، کلیه خدمات مربوط به بخش غذاخوری را به کمک تکنولوژی سلف سرویس (تغذیه) با استاندارد و کیفیت بالایی ارائه می دهند.

سیستم اتوماسیون تغذیه یا سلف سرویس در واقع یک نوع از سیستم جامع تحویل غذا است که پرسنل و دانشجویان می توانند به منظور سفارش و صرف غذا در سازمان های دولتی و خصوصی و همچنین دانشگاه ها از این سیستم استفاده کنند.